Verfahrenssprache nach Konstituierung ändern: Antrag und Kostenfolgen

Die Verfahrenssprache nach der Konstituierung des Schiedsgerichts zu ändern, ist keine einseitige organisatorische Weisung. Eine Partei kann den Wechsel beantragen und muss darlegen, warum die bisherige Sprache den weiteren Ablauf erschwert oder eine andere Sprache für das Verfahren sachgerechter ist. Entscheidend bleiben die Vienna Rules, die Vereinbarungen der Parteien und das rechtliche Gehör beider Seiten.

Art 26 der Vienna Rules sieht vor, dass das Schiedsgericht die Sprache oder Sprachen des Verfahrens bestimmt, wenn die Parteien keine Vereinbarung getroffen haben. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, insbesondere die Vertragssprache. Wurde die Sprache bereits festgelegt, braucht ein späterer Wechsel daher eine nachvollziehbare verfahrensrechtliche Entscheidung.

Dieser Beitrag zeigt, wie ein Parteiantrag vorbereitet wird, welche Unterlagen für die Entscheidung wichtig sind und warum Übersetzungen, Dolmetschleistungen und zusätzliche Verfahrensschritte auch die Kostenplanung verändern können.

Wann die Verfahrenssprache bei VIAC festgelegt wird

Art 26 der Vienna Rules knüpft die Bestimmung der Verfahrenssprache an die Vereinbarung der Parteien. Haben die Parteien keine Sprache oder Sprachen vereinbart, bestimmt das Schiedsgericht die Sprache unmittelbar nach der Übermittlung der Akten an das Schiedsgericht. Es muss dabei die gesamten Umstände berücksichtigen. Die Sprache des Vertrags ist ein ausdrücklich genannter Gesichtspunkt.

Davon zu trennen ist die Korrespondenz mit Board und Sekretariat. Nach Art 5 muss diese Korrespondenz in deutscher oder englischer Sprache geführt werden. Die Sprache der Korrespondenz sagt daher nicht automatisch, dass auch die mündliche Verhandlung, die Schriftsätze oder alle Beweismittel in derselben Sprache geführt werden.

Eine Vorbereitung des Schiedsverfahrens sollte deshalb Vertragssprache, Klausel, bisherige Einreichungen und die Sprachkompetenz der Beteiligten getrennt erfassen. So lässt sich später erkennen, ob ein Änderungsantrag auf eine neue Tatsache oder nur auf eine nachträgliche Zweckmäßigkeitserwägung gestützt wird.

Warum ein späterer Wechsel einen Antrag braucht

Nach der Konstituierung des Schiedsgerichts hat die bisherige Sprachentscheidung praktische Folgen. Schriftsätze wurden möglicherweise bereits erstellt, Beweismittel eingereicht, Zeugen vorbereitet und Termine geplant. Eine Partei kann die Änderung daher nicht einfach durch die nächste Einreichung vollziehen. Sie sollte einen förmlichen Antrag stellen und die gewünschte Übergangsregelung nennen.

Der Antrag muss den bisherigen Stand und den gewünschten Wechsel klar gegenüberstellen. Dazu gehören die bisherige Sprache, die beantragte Sprache, der konkrete Grund, die betroffenen Verfahrensabschnitte und der Zeitpunkt, ab dem die neue Regel gelten soll. Bei einem vollständigen Wechsel ist auch zu erklären, wie bereits vorliegende Unterlagen behandelt werden sollen.

Die Form der Schiedsvereinbarung kann für die Auslegung der Parteivereinbarung wichtig sein. Sie ersetzt aber nicht die Prüfung, welche Sprachentscheidung das bereits konstituierte Schiedsgericht treffen muss. Der Wechsel bleibt eine Frage der laufenden Verfahrensleitung.

Welche Gründe den Parteiantrag tragen können

Ein nachvollziehbarer Antrag zeigt, welchen konkreten Nutzen die neue Sprache für die weitere Sachverhaltsaufklärung und das Vorbringen hat. Das kann etwa eine vertraglich zentrale Sprache, ein wesentlicher Bestand an Originalunterlagen oder die bessere Einbindung von Zeugen und Sachverständigen sein. Allgemeine Bequemlichkeit genügt als Begründung nicht ohne Weiteres.

Ebenso wichtig ist die Auswirkung auf die Gegenseite. Das Schiedsgericht muss die Parteien fair behandeln und ihnen in jeder Phase das rechtliche Gehör gewähren. Ein Sprachwechsel darf daher nicht dazu führen, dass die andere Partei ohne angemessene Vorbereitungszeit neue Schriftsätze, Beweise oder einen Termin bewerten muss.

Wer bereits mit neuen Beweisergebnissen arbeitet, sollte auch die Hinweise zum rechtlichen Gehör im Schiedsverfahren beachten. Die Sprachfrage ist kein Ersatz für eine ausreichende Möglichkeit zur Stellungnahme. Sie kann diese Prüfung aber in jedem betroffenen Verfahrensabschnitt auslösen.

Antrag und Übergangsregelung richtig aufbauen

Ein brauchbarer Antrag beginnt mit der bisherigen Sprachentscheidung und ihrer Grundlage. Danach sollte er den Anlass des Wechsels, die beantragte Sprache und den gewünschten Beginn nennen. Eine übersichtliche Anlage kann für jeden Abschnitt zeigen, welche Dokumente bereits in welcher Sprache vorliegen und welche Übersetzungen noch benötigt werden.

Für den Übergang kommen mehrere Lösungen in Betracht. Das Schiedsgericht kann einen Wechsel ab einem bestimmten Verfahrensschritt anordnen, bereits eingereichte Dokumente in der bisherigen Sprache belassen oder eine Übersetzung nur für bestimmte Unterlagen verlangen. Welche Lösung passt, hängt vom Verfahrensstand und von der Fairness gegenüber beiden Parteien ab.

Der Antrag sollte außerdem klären, ob die Änderung nur Schriftsätze, auch mündliche Verhandlungen oder zusätzlich Beweismittel und Sachverständigengutachten betrifft. Eine präzise Eingrenzung erleichtert dem Schiedsgericht die Entscheidung und verhindert, dass die Kostenfrage erst nach der Anordnung sichtbar wird.

Übersetzungen und Zusatzkosten vorbereiten

Ein Sprachwechsel kann zusätzliche Kosten für Übersetzer, Dolmetscher, Abschriften oder eine Verlegung der mündlichen Verhandlung auslösen. Art 43 der Vienna Rules nennt Dolmetscher und Übersetzer ausdrücklich als mögliche zusätzliche Verfahrenskosten. Das Schiedsgericht darf die entsprechenden Schritte grundsätzlich erst veranlassen, wenn die voraussichtlichen Kosten ausreichend gedeckt sind.

Die Kostenplanung sollte daher nicht nur die Übersetzung des nächsten Schriftsatzes enthalten. Zu prüfen sind auch Anlagen, technische Unterlagen, Zeugen, Sachverständige, Verhandlungstermine und eine mögliche parallele Fassung für die Gegenseite. Eine geordnete Liste verhindert, dass ein scheinbar kleiner Sprachwechsel den nächsten Verfahrensschritt verzögert.

Beim VIAC-Kostenvorschuss ist zwischen der vorläufigen Finanzierung und der späteren Kostentragung zu unterscheiden. Die Kosten einer Übersetzungsleistung sind daher nicht schon deshalb endgültig der antragstellenden Partei zuzuweisen, weil sie den Wechsel angeregt hat.

Kostenentscheidung und Parteiantrag getrennt betrachten

Art 42 regelt den Vorschuss für voraussichtliche Verwaltungskosten, Schiedsrichtergebühren und Auslagen einschließlich einer allfälligen Umsatzsteuer. Werden Übersetzungen oder Dolmetschleistungen erforderlich, kann ein zusätzlicher Vorschuss nach Art 43 notwendig werden. Die Zahlung dieses Vorschusses beantwortet noch nicht die Frage, wer die Kosten endgültig tragen muss.

Nach Art 44 gehören zu den Verfahrenskosten unter anderem Verwaltungskosten, Schiedsrichtergebühren, angemessene Auslagen und weitere verfahrensbezogene Aufwendungen. Art 38 sieht vor, dass das Schiedsgericht die Kosten verteilt. Dabei kann es das Verhalten der Parteien und ihrer Vertreter sowie den Beitrag zu einer effizienten und kostengünstigen Verfahrensführung berücksichtigen.

Eine Partei sollte im Antrag deshalb sachlich bleiben und die Kostenfolgen offenlegen. Wer den Wechsel unnötig spät oder zu weitgehend beantragt, kann damit die Verfahrensführung erschweren. Wer einen sachlich erforderlichen Wechsel rechtzeitig, begrenzt und mit einem realistischen Kostenplan beantragt, schafft eine bessere Grundlage für die Entscheidung.

Unterlagen für die Prüfung des Antrags sichern

Für die anwaltliche Prüfung sollten die Schiedsvereinbarung, der Vertrag, allfällige Nachträge, die bisherige Sprachentscheidung und alle dazugehörigen Verfahrensanordnungen vollständig vorliegen. Ergänzend gehören die Schriftsätze, Beweismittel, Terminmitteilungen und die Kommunikation mit dem Schiedsgericht in die Arbeitsmappe.

Hilfreich ist eine Tabelle mit den Spalten Verfahrensabschnitt, Dokument oder Person, bisherige Sprache, gewünschte Sprache, erforderliche Leistung, voraussichtlicher Zeitbedarf und Kostenfolge. Daraus ergibt sich, ob ein vollständiger Wechsel oder eine begrenzte Übergangslösung zweckmäßiger ist.

Auch die Prüfung der Schiedsklausel sollte nicht mit der Sprachfrage vermischt werden. Eine neue Verfahrenssprache ändert den Schiedsort nicht automatisch. Umgekehrt kann eine andere Verhandlungssituation zusätzliche Übersetzungs- oder Dolmetschleistungen erforderlich machen.

Häufige Fehler beim Wechsel der Verfahrenssprache

Ein häufiger Fehler ist die Annahme, eine Partei könne die Sprache nach der Konstituierung selbst durch eine neue Schriftsatzsprache ändern. Das Schiedsgericht muss die laufende Verfahrensordnung steuern. Ein Antrag mit klarer Begründung ist deshalb sicherer als eine vollendete Tatsache.

Ebenso problematisch ist ein Antrag, der nur die eigene Sprachkompetenz beschreibt, aber die Vertragssprache, die Unterlagen und die Folgen für die Gegenseite nicht einbezieht. Art 26 verlangt eine Betrachtung aller Umstände. Dazu gehört auch die praktische Fairness des weiteren Verfahrens.

Schließlich werden Übersetzungskosten oft erst nach der Entscheidung angesprochen. Nach Art 43 kann eine zusätzliche Kostendeckung Voraussetzung für die konkrete Leistung sein. Wer den Bedarf früh offenlegt, kann Verzögerungen und spätere Streitfragen über die Finanzierung vermeiden.

Bei mehreren Parteien darf außerdem nicht übersehen werden, dass ein Sprachwechsel die Abstimmung und die gemeinsame Vorbereitung beeinflussen kann. Die Frage des gebundenen Parteienkreises ist zwar ein anderes Thema, zeigt aber, warum die Interessen aller Beteiligten getrennt erfasst werden müssen.

Häufige Fragen zur Änderung der Verfahrenssprache

Kann eine Partei die Verfahrenssprache nach der Konstituierung des Schiedsgerichts einseitig ändern?

Nein. Eine Partei kann den Wechsel beantragen. Über die weitere Sprachregelung muss aber das Schiedsgericht unter Beachtung der Vienna Rules, der Parteivereinbarung und des rechtlichen Gehörs entscheiden.

Wer trägt die Kosten für Übersetzungen und Dolmetschleistungen?

Die voraussichtlichen Kosten können zunächst über einen zusätzlichen Vorschuss nach Art 43 der Vienna Rules abgesichert werden. Wer die Kosten endgültig trägt, entscheidet sich davon getrennt nach den anwendbaren Regeln und der späteren Kostenentscheidung.

Welche Gründe sollte ein Antrag auf Sprachwechsel enthalten?

Der Antrag sollte die bisherige und gewünschte Sprache, den konkreten Verfahrensnutzen, die betroffenen Schriftsätze und Beweismittel, die Auswirkungen auf die Gegenseite sowie eine realistische Übergangs- und Kostenplanung darstellen.

Nächster Schritt

Vertrag, Schiedsklausel, Korrespondenz und Fristen sollten gesammelt werden. Danach lässt sich prüfen, ob Verhandlung, Sicherung oder Schiedsverfahren im Vordergrund steht.